품의서 양식
물품 구매나 계약처럼 돈이 드는 일을 하기 전에 윗사람의 승인을 받는 문서예요. 무엇을, 왜, 얼마에 하는지 적어요.
📄 품의서란?
품의서는 회사에서 어떤 일을 하기 전에 '이렇게 하겠습니다'라고 결재권자의 승인을 받는 문서예요. 비품 구매, 외주 계약, 행사 진행처럼 비용이 드는 일에 많이 써요. 결재하는 사람이 바로 판단할 수 있도록 목적, 내용, 금액, 기대 효과를 짧고 분명하게 쓰는 게 핵심이에요. 승인된 품의서는 나중에 지출결의서를 쓸 때 근거가 돼요.
📌 이럴 때 쓰세요
- 비품·장비를 사야 할 때
- 외주 업체와 계약하기 전
- 행사나 교육을 진행하기 전
- 예산에 없던 비용을 써야 할 때
✍️ 4단계 작성 방법
- 1제목을 한 줄로
'사무용 노트북 3대 구매의 건'처럼 무엇을 하는지 제목만 봐도 알게 써요.
- 2목적과 필요성 쓰기
왜 필요한지, 하지 않으면 어떤 문제가 있는지 2~3줄로 적어요.
- 3세부 내용과 예산 적기
품목, 수량, 단가, 금액, 업체를 표로 정리하고 견적서를 붙여요.
- 4결재 올리기
결재란 순서대로 서명을 받고, 승인되면 그대로 집행해요.
⚠️ 작성할 때 꼭 확인하세요
- 결재권자가 가장 먼저 보는 건 금액과 목적이에요. 첫 부분에 핵심을 적으세요.
- 비교 견적서 2~3개를 붙이면 승인이 빨라지고 나중에 감사 때도 설명하기 쉬워요.
- 금액은 부가세 포함인지 꼭 밝히세요.
- 승인 전에 먼저 구매·계약하면 회사 규정 위반이 될 수 있어요.
- 승인된 품의서는 지출결의서와 함께 보관하세요.
💡 품의 제목 예시
- 신규 입사자용 사무용 노트북 3대 구매의 건
- 홈페이지 유지보수 외주 계약 체결의 건
- 2027년 상반기 직원 안전교육 실시의 건
- 매장 간판 교체 공사 진행의 건
👀 양식 미리보기
받기 전에 내용을 확인하세요. 빈칸은 내려받은 파일에서 채우면 돼요.
| 담당 | 팀장 | 부서장 | 대표 |
|---|---|---|---|
| 문서번호 | 기안일 | 20 년 월 일 | |
|---|---|---|---|
| 기안 부서 | 기안자 | ||
| 제목 | |||
1. 목적 및 필요성
2. 세부 내용
| 품목·내용 | 규격 | 수량 | 단가(원) | 금액(원) | 업체 |
|---|---|---|---|---|---|
| 합계 |
※ 금액은 부가세 (□ 포함 / □ 별도)
3. 기대 효과
4. 첨부
□ 견적서 □ 비교 견적서 □ 기타( )
위와 같이 품의하오니 재가하여 주시기 바랍니다.
💬 자주 묻는 질문
품의서와 기안서는 뭐가 다른가요?
회사마다 쓰임이 조금 달라요. 보통 기안서는 업무 계획이나 의견을 올리는 문서 전체를 말하고, 품의서는 그중 비용 집행 승인을 받는 문서를 가리키는 경우가 많아요.
품의서와 지출결의서를 둘 다 써야 하나요?
품의서는 '써도 되나요'라는 사전 승인이고, 지출결의서는 '이렇게 썼어요'라는 지출 처리예요. 둘 다 쓰는 회사가 많아요.
얼마 이상이면 품의서를 써야 하나요?
법으로 정한 기준은 없어요. 회사 내부 규정(전결 규정)에 금액별 결재권자가 정해져 있으니 확인하세요.
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